Privacyverklaring

 

Privacyverklaring Klein & Groot Mediation

Dit is de privacyverklaring van Klein & Groot Mediation, gevestigd aan de Eekwal 20, 8011 LD Zwolle (hierna: “Klein & Groot Mediation” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

 

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 06- 15544836 of e-mail: info@kleinengrootmediation.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Klein & Groot Mediation is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 

Uw dossier

Indien u een opdracht aan Klein & Groot Mediation verstrekt, verwerkt Klein & Groot Mediation persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan haar verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, woonplaats (zogeheten NAW-gegevens), geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de trajectvoering kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden: ter verwerking in een ouderschapsplan, overeenkomst Kindbehartiger, een rapport aan ouders en/of derden, document met afspraken, dossier dan wel verslaglegging.

 

 Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die Klein & Groot Mediation verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

 

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer, etc.) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

 

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

 

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

 

Dossier

Klein & Groot Mediation gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de overeenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van Klein & Groot Mediation, omdat Klein & Groot Mediation de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

 

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Klein & Groot Mediation mag dan geen gegevens meer van u verwerken. Klein & Groot Mediation kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier met onmiddellijke ingang, na toetsing van de wettelijke verplichting op het uitvoeren van de Meldcode, moeten sluiten.

 

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

 

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt, gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

 

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website, worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

 

Dossier

Wij bewaren het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende minimaal 2 en maximaal 15 jaar nadat het dossier gesloten is, dit laatste in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan 15 jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien Klein & Groot Mediation van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

 

De reden van deze bewaartermijn is gelegen in dat dossiers of gegevens opnieuw geopend kunnen worden binnen de gestelde 2 tot 15 jaar.

 

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

 

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

 

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

 

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die Klein & Groot Mediation verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan Klein & Groot Mediation heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van Klein & Groot Mediation de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft Klein & Groot Mediation een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

 

Mediation

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen Klein & Groot Mediation indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

 

Indien van toepassing verstrekken wij uw gegevens aan de Raad voor Rechtsbijstand in het kader van een aanvraag van gesubsidieerde rechtsbijstand en aan een advocaat indien het een mediation betreft waarbij een echtscheiding afgewikkeld moet worden. Wij verstrekken de gegevens in dit laatste geval aan de advocaat die voor de indiening van het verzoekschrift bij de rechtbank en verdere afwikkeling hiervan zorgdraagt.

 

Kindbehartiger

Indien u een klacht tegen de Kindbehartiger indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Kindbehartiger. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld.

 

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

 

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien is onze ICT provider eveneens verplicht dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

 

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

 

·       Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.

 

·       Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.

 

·       Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

 

·       In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

 

·       Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

 

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

 

Wijzigingen

 

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

 

Zonder tegenbericht uwerzijds gaan wij ervan uit dat u de privacy statement voor akkoord verklaart.

 

Versie mei 2018

 

 

reCAPTCHA

We gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om gegevens te beschermen die verstuurd worden via deze website. Die functie controleert of een bericht wel door een persoon wordt verstuurd, om zo te voorkomen dat ‘spam bots’ bijvoorbeeld automatisch berichten sturen of commentaren achterlaten. Hierbij worden het IP adres van een bezoeker en mogelijk ook andere data verstuurd om Google reCAPTCHA te laten werken. De inhoud van een bericht wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Het IP adres wordt hierbij afgekort en daardoor anoniem gemaakt in landen die deel uitmaken van de EU en staten die deelnemen aan het verdrag voor het Europese economische gebied. In uitzonderingsgevallen wordt een IP adres volledig doorgegeven aan een Google server in de Verenigde Staten en daar afgekort. Namens de bezitter van deze website gebruikt Google deze gegevens om je gebruik van deze dienst te evalueren. Het IP adres dat reCAPTCHA doorgeeft, wordt niet samengevoegd met andere data van Google. Op het verzamelen van deze gegevens zijn Google’s regels voor gegevensbescherming van toepassing. Meer informatie over over Google’s privacybeleid vind je op deze pagina: https://policies.google.com/privacy?hl=nl Door reCAPTCHA te gebruiken ga je ermee akkoord dat Google gegevens over jou verwerkt op de manier en voor het doel zoals hierboven beschreven.